Organisationsänderung in Verwaltung

Die Verwaltung der Marktgemeinde umfasst zwischenzeitlich 120 Beschäftigte. Mehr als die Hälfte davon arbeitet in den Kindertageseinrichtungen und der Mittagsbetreuung. „Glücklicherweise finden wir aktuell immer noch genügend Fachkräfte und hoffen, dass es so bleibt“ sagt Bürgermeister Bernhard Uhl. Daneben sind die Fachbereiche Wasserversorgung, Abwasserbeseitigung und der Bauhof ebenso wichtig, wie die Kernverwaltung im Rathaus. Bei letzterem wurde vor knapp zwei Jahren eine Organisationsuntersuchung durch ein externes Büro durchgeführt, um die Aufbauorganisation und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu überprüfen. Neben mehreren Untersuchungen kamen auch die Beschäftigten in Interviews zu Wort. Sie bewerteten das Betriebsklima als gut bis sehr gut. Der Gutachter kam zum Ergebnis, dass bei einer Ist-Besetzung von 16,60 Vollzeitstellen eine Auslastung von 17,77 Stellen vorliegt. Das entspricht den mittleren Vergleichszahlen bei bayerischen Gemeinden gleicher Größe wie Zusmarshausen.

Allerdings empfahl der Gutachter des Büros für Kommunalberatung, dass mittelfristig eine Organisation von drei Sachgebieten anstatt vier in der Aufbauorganisation angestrebt werden sollte. Dieser Empfehlung kam Bürgermeister Bernhard Uhl mit dem Jahreswechsel nach. Die bisherigen Sachgebiete 3 (rechtliches Bauamt) und 4 (technisches Bauamt) sind seit 01.Januar zu einem neuen Sachgebiet zusammengefasst. Somit besteht die Kernverwaltung nun aus drei Säulen und gliedert sich in „Geschäftsleitung, Zentrale Steuerung, Bürgerdienstleistungen“ (Sachgebiet 1), „Finanzen/Kasse/Steuern“ (Sachgebiet 2) und „Planen und Bauen, Umwelt und Klimaschutz, Grundstücke“ (Sachgebiet 3). Als Leiter des neuen Sachgebietes 3 wird Marktbaumeister Peter Finkenzeller eingesetzt.

Die Organisationsänderung erfolgte in Abstimmung mit allen Beteiligten in einer großen Personalversammlung bereits im Dezember. Mit der neuen Aufbauorganisation ergeben sich mehrere Synergien, die Zuständigkeiten sind eindeutiger geklärt sowie die Stellvertretungen konnten besser geregelt werden, was schon seit längerem von den Beschäftigten gefordert wurde. Die schlankere Verwaltung wirkt sich auf die Ablauforganisation positiv aus. So können beispielsweise zukünftig Bauleitplanverfahren und die Erschließungsplanung für neue Baugebiete sachlich und personell in einem Sachgebiet abgearbeitet werden.

Im neuen Jahr soll nach dem Willen von Bernhard Uhl neben organisatorischen und personellen Veränderungen die Ablauforganisation digitaler werden. Die e-Rechnung wird eingeführt und das elektronische Dokumentenmanagement steht im Mittelpunkt der Herausforderungen des neuen Jahres. Dazu bereitet der Bürgermeister Dienstunterrichte vor und legt ein einheitliches Vorgehen fest, damit die zukunftsweisenden Verwaltungsabläufe noch stringenter und effektiver werden. Eine Dienstanweisung verfestigt die Arbeitsabläufe.

Nach den Erfahrungen des Organisationsgutachtens in der Kernverwaltung beauftragte der Bürgermeister eine Untersuchung der Abläufe im Bauhof, der Wasserversorgung sowie Abwasserbeseitigung. Das Ergebnis sollte Mitte 2025 vorliegen.